1. Wer ist verantwortlich?
1.1 Die PASO CLEANING EOOD, die unter der Bezeichnung IT bugsolutions auftritt, ul. Musala 8, 5138 Polikraishte, Bulgarien, Registrierungs- und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer BG202091716, ist Verantwortlicher (Art. 4 Nr. 7 DSGVO) für die personenbezogenen Daten, die wir über diese Website und in unserer eigenen Verwaltung verarbeiten (Ziffern 2 bis 9).
1.2 Für personenbezogene Daten in den Websites und Systemen unserer Kunden, an denen wir im Auftrag arbeiten, sind wir Auftragsverarbeiter und der Kunde ist verantwortlich (Ziffer 10).
1.3 Kontakt für Datenschutzfragen: contact@itbugsolutions.com. Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten benannt, weil wir die Benennung nach unserer Einschätzung nicht für verpflichtend halten. Wir arbeiten per E-Mail, über die Formulare und im Chat; telefonische Erreichbarkeit ist nicht immer gegeben. Weitere Angaben zum Anbieter finden Sie im Impressum.
1.4 Diese Erklärung gilt für die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Besucher aus der Schweiz informieren wir über dieselben Vorgänge; soweit das Schweizer Datenschutzgesetz (nDSG) anwendbar ist, gelten die hier beschriebenen Grundsätze und Rechte entsprechend.
2. Welche Daten, wozu und auf welcher Rechtsgrundlage
Je Zweck: die Daten, die Rechtsgrundlage (Art. 6 DSGVO) und die Speicherdauer (Ziffer 8).
| Zweck | Daten | Rechtsgrundlage | Erforderlich? |
|---|---|---|---|
| A. Ihre Anfrage über das Problemformular beantworten und eine Diagnose bzw. ein Angebot vorbereiten | Plattform, Problembeschreibung, Website-URL oder Firmenname, E-Mail-Adresse, optional Telefon-/WhatsApp-Nummer, Sprache, Datum/Uhrzeit; Bestätigung, dass Sie als Unternehmer handeln, berechtigt sind und den Bedingungen zustimmen (Version, Zeitpunkt, gehashter IP-Wert) | Maßnahmen auf Ihre Anfrage vor Vertragsschluss (Art. 6 Abs. 1 lit. b); Nachweis Ihrer Zustimmung: berechtigtes Interesse an einem Nachweis (Art. 6 Abs. 1 lit. f) | Ja, für diese Anfrage. Ohne E-Mail-Adresse können wir nicht antworten. Die Telefonnummer ist freiwillig und kann leer bleiben. |
| B. Ihre Nachricht über das Kontaktformular oder den Chat beantworten | Name, E-Mail-Adresse, optional Telefon-/WhatsApp-Nummer, Nachricht; im Chat: Nachrichteninhalt, Zeitpunkt, IP-Adresse und Gerätedaten (durch den Chat-Anbieter) | Berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Fragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f); bei einer konkreten Anfrage: Art. 6 Abs. 1 lit. b. Der Chat-Dienst wird nur mit Ihrer Einwilligung oder auf Ihren Klick geladen (siehe Cookie-Richtlinie). | Ja |
| C. Aufträge und Wartungspläne durchführen | Firmen- und Kontaktdaten, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Angebot/Annahme, Kommunikation, Arbeitsberichte, Prüfnachweise; Zugangsdaten zu Ihren Systemen (siehe Ziffer 10) | Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b) | Ja, um die Leistung zu erbringen |
| D. Zahlungen und Buchhaltung | Rechnungsdaten, Zahlungsstatus, Referenzen der Zahlungsdienstleister (vollständige Kartennummern sehen wir nicht) | Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b) und gesetzliche Buchführungs- und Steuerpflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c) | Ja |
| E. Betrug und Missbrauch verhindern, Sicherheit (Berechtigungsprüfung, Honeypot/Zeitmessung bei Formularen, Spamfilter, Protokolle, Ratenbegrenzung) | IP-Adresse, Zeitpunkt, Formularverhalten (Ausfüllzeit), Server-Protokolle, Ablehnungsprotokoll | Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f): Schutz unserer Systeme und Kunden | Nein, aber für die sichere Nutzung nötig |
| F. Herkunft der Besucher (Attribution): woher eine Anfrage kam | Kanal (z. B. Suchmaschine, soziale Medien, KI-Assistent), Quelle, Kampagne, Klick-ID (z. B. gclid/fbclid), verweisende Seite, Einstiegsseite, Zeitpunkt; verknüpft mit Ihrer Anfrage | Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a, § 25 Abs. 1 TDDDG) über das Cookie-Banner (Kategorie Statistik). | Nein. Lehnen Sie ab, speichern wir die Herkunft nicht zu Ihrer Anfrage. |
| G. Website-Statistik (Google Tag Manager, Google Analytics und Microsoft Clarity) | pseudonyme ID, besuchte Seiten, Gerät/Browser, ungefährer Standort, IP-Adresse (von Google gemäß dessen Einstellungen verarbeitet), Ereignisse wie „Formular gesendet“ | Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a, § 25 Abs. 1 TDDDG); ohne Einwilligung nicht geladen | Nein |
| H. Chat-Dienst Tawk.to (Live-Chat) | Chat-Inhalt, Name/E-Mail, wenn Sie diese eingeben, IP-Adresse, Gerät, Cookies/lokaler Speicher von Tawk.to | Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a, § 25 Abs. 1 TDDDG) oder Ihr eigener Klick auf den Chat (siehe Cookie-Richtlinie); danach Art. 6 Abs. 1 lit. b/f für die Beantwortung | Nein |
| I. Unsere Regeln und unser Angebot sowie die Qualität verbessern (z. B. Chats auswerten, häufige Probleme analysieren) | aggregierte oder begrenzte personenbezogene Daten | Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f) | Nein |
| J. Gesetzliche Pflichten und Streitfälle | relevante Aktendaten | Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c); berechtigtes Interesse an Geltendmachung/Verteidigung von Rechten (Art. 6 Abs. 1 lit. f) | n. z. |
2.2 Wir versenden keine unverlangten Werbe-E-Mails und bauen ohne Ihre Einwilligung keinen Newsletter auf. Ändert sich das, holen wir zuvor Ihre Einwilligung ein oder aktualisieren diese Erklärung.
2.3 Im Anfrage- und im Kontaktformular können Sie freiwillig eine Telefon- oder WhatsApp-Nummer angeben. Die Angabe ist freiwillig und kann leer bleiben; wir verwenden sie nur, um Sie zu Ihrer Anfrage zu kontaktieren, und speichern sie so lange wie die übrigen Daten dieser Anfrage (Ziffer 8). Im Übrigen kommunizieren wir per E-Mail, über die Formulare und im Chat.
2.4 Wo wir uns auf berechtigte Interessen stützen, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch einzulegen (Ziffer 11).
3. Herkunft der Daten
Die Daten stammen überwiegend von Ihnen. Technische Daten (IP-Adresse, Gerät, Herkunft) entstehen bei Ihrem Besuch. Wenn wir auf Ihre Systeme zugreifen, stammen Daten aus Ihrer eigenen Umgebung (Ziffer 10). Bei der Prüfung Ihrer Berechtigung können wir öffentliche Daten nutzen (etwa Domain-Daten, Handelsregister, VIES).
4. Wer erhält Ihre Daten?
Wir verkaufen Ihre Daten nicht. Wir geben sie an Auftragsverarbeiter und Empfänger weiter, die wir benötigen:
| Empfänger | Zweck | Ort / Übermittlung |
|---|---|---|
| Hosting- und E-Mail-Anbieter von IT bugsolutions (die Website wird bei Namecheap, web-hosting.com, gehostet) | Website, Datenbank, E-Mail | Standorte hängen vom Anbieter ab; verlassen Daten den EWR, stützen wir uns auf einen Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln |
| Tawk.to | Live-Chat | Der Anbieter kann Daten außerhalb des EWR verarbeiten. Nur nach Einwilligung oder Ihrem eigenen Klick auf den Chat |
| Google (Tag Manager, Analytics) | Statistik | USA und anderswo; Übermittlung auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses (etwa des EU-US Data Privacy Framework) oder von Standardvertragsklauseln, je nach Fall. Nur nach Einwilligung |
| Microsoft (Clarity) | Website-Statistik mit Sitzungsaufzeichnungen; nur nach Einwilligung | USA und anderswo; Übermittlung auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder von Standardvertragsklauseln, je nach Fall |
| Stripe und/oder PayPal | Zahlungen | Zahlungsdienstleister handeln für ihre eigenen gesetzlichen Pflichten häufig als eigenständig Verantwortliche |
| Anthropic (Claude) | KI-Unterstützung bei Kundenkommunikation, erster Analyse und Entwürfen | Verarbeitung möglicherweise außerhalb des EWR (USA). Wir senden keine Passwörter, keine personenbezogenen Daten von Endnutzern und keine unnötigen Daten (Ziffer 6) |
| Backup-Speicheranbieter im EWR | Backups für Wartungspläne | Innerhalb des EWR (unsere Zusage) |
| Buchhalter/Steuerberater | Buchhaltung | Abhängig vom Buchhalter; zur Vertraulichkeit verpflichtet |
| Aufsichtsbehörden, Behörden, Gerichte, Zahlungsdienstleister bei Streit oder Betrug | rechtliche Verpflichtung / Rechte | je nach Fall |
5. Übermittlung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
Einige Lieferanten (wie Google, Tawk.to und Anthropic) können Daten außerhalb des EWR verarbeiten. Wir stützen uns dann auf einen Angemessenheitsbeschluss (zum Beispiel das EU-US Data Privacy Framework, soweit der Lieferant zertifiziert ist) oder auf Standardvertragsklauseln (SCC) mit ergänzenden Maßnahmen. Eine Kopie der Garantien können Sie unter contact@itbugsolutions.com anfordern. Die auf dieser Website genutzten Schriften hosten wir selbst, sodass keine Schriftanfragen an Google gehen.
6. Automatisierte Verarbeitung und KI
6.1 Wir arbeiten so automatisiert wie möglich, innerhalb fester, von Menschen festgelegter Regeln (Preisvereinbarungen, Arbeitsweise und Sicherheitsanforderungen). Das betrifft insbesondere die Erstellung von Preisvorschlägen nach festen Preisregeln, die Spam- und Bot-Erkennung sowie die Unterstützung durch KI-Werkzeuge. Wir treffen keine Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen und Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (Art. 22 Abs. 1 DSGVO), ohne dass eine Person eingreifen kann. Ein Angebot außerhalb der festen Regeln sowie Ablehnungen und Ausnahmen werden von einer Person geprüft.
6.2 Soweit im Einzelfall dennoch eine überwiegend automatisierte Entscheidung vorliegen sollte (zum Beispiel ein nach festen Regeln berechneter Preis oder die Blockierung einer Anfrage durch den Spamfilter), stützen wir sie auf die Erforderlichkeit für den Vertragsschluss bzw. die Vertragserfüllung (Art. 22 Abs. 2 lit. a DSGVO) oder auf unser berechtigtes Interesse am Schutz unserer Systeme. Sie haben dann das Recht auf Eingreifen einer Person, auf Darlegung Ihres Standpunkts und auf Anfechtung der Entscheidung. Schreiben Sie uns dazu an contact@itbugsolutions.com. Die verwendete Logik besteht aus festen Preisregeln (nach Art und Umfang der Arbeit) und aus Schwellenwerten und Prüfungen beim Spamschutz (Ausfüllzeit, verstecktes Feld, Anfragehäufigkeit).
6.3 Die Kundenkommunikation und unsere erste Analyse eines Problems können durch KI-Werkzeuge (Anthropic Claude) unterstützt werden, auch zum Entwerfen von Antworten und zum Lesen von Protokollen. Eine Person kann jederzeit eingreifen, prüft Ausnahmen und alles außerhalb der festen Regeln und kann ein Ergebnis überstimmen. Wir senden keine Passwörter oder Zugangsschlüssel und möglichst wenige personenbezogene Daten; wir entfernen oder maskieren sie, wo möglich. Setzen wir einen Chatbot bzw. KI-Assistenten für Besucher ein, sagen wir das im Chat.
6.4 Die Spam- und Bot-Erkennung (Honeypot, Ausfüllzeit) arbeitet automatisch und kann eine Anfrage blockieren. Wenn Sie meinen, Ihre Nachricht sei zu Unrecht blockiert worden, schreiben Sie uns eine E-Mail.
7. Cookies und ähnliche Technologien
Eine Übersicht und Ihre Wahlmöglichkeiten finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie. Unbedingt erforderlichen Speicher (Sitzung, Sicherheitstoken, Ihre Cookie-Wahl) nutzen wir ohne Einwilligung (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); Statistik und Chat nur mit Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG). Das Banner bietet „Alle akzeptieren“, „Alle ablehnen“ und „Einstellungen“, und Sie können „Cookie-Einstellungen“ im Footer jederzeit erneut öffnen.
8. Speicherdauer
| Daten | Dauer |
|---|---|
| Anfragen, die nicht zu einem Auftrag führen (Formular, E-Mail, einschließlich einer freiwilligen Telefonnummer) | 12 Monate nach dem letzten Kontakt, dann gelöscht |
| Spam-/blockierte Anfragen und Formularprotokolle | 30 Tage |
| Chat-Gespräche (Tawk.to) | Die Speicherung bei Tawk.to folgt den Einstellungen des Anbieters. Wo wir sie steuern, 12 Monate; auf Wunsch löschen wir Chat-Protokolle |
| Herkunftsdaten, die einer Anfrage zugeordnet sind | solange die Anfrage gespeichert wird, bei Nicht-Kunden höchstens 12 Monate |
| Kundendaten (Angebot, Annahme, Kommunikation, Arbeitsbericht, Prüfnachweise) | 5 Jahre nach Ende des letzten Auftrags |
| Buchhaltungs- und Steuerdaten (Rechnungen) | nach der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist in Bulgarien |
| Nachweis Ihrer Zustimmung zu den Bedingungen (Version, Zeitpunkt, gehashte IP) | Laufzeit des zugehörigen Vertrags plus 5 Jahre |
| Zugangsdaten zu Kundensystemen | spätestens 7 Tage nach Abschluss oder Ende des Plans |
| Backups von Kundensystemen (Rolle als Auftragsverarbeiter) | 14, 30 oder 90 Tage je nach Plan; gelöscht innerhalb von 30 Tagen nach Ende des Plans |
| Website-Statistik (Google Analytics, Microsoft Clarity) | gemäß der Aufbewahrungseinstellung in Google Analytics, die wir so kurz wie praktikabel halten (höchstens 14 Monate) |
| Cookie-Wahl | 6 Monate (dann fragen wir erneut) |
| Sitzungsdaten auf dem Server | Dauer der Sitzung oder bis zu 2 Stunden Inaktivität |
9. Sicherheit
Wir beschränken den Zugriff, nutzen einen verschlüsselten Passwortmanager, wo möglich Zwei-Faktor-Authentifizierung, verschlüsselte Verbindungen (HTTPS), getrennte Zugangsschlüssel je Kunde und Protokolle. Kunden-Backups speichern wir verschlüsselt bei einem Anbieter im EWR. Kein System ist vollständig sicher. Bei einer Datenschutzverletzung, die ein Risiko darstellt, melden wir diese, wo erforderlich, innerhalb von 72 Stunden der Aufsichtsbehörde und informieren Betroffene, wo nötig.
10. Kundendaten, an denen wir arbeiten (unsere Rolle als Auftragsverarbeiter)
10.1 Wenn Sie Kunde sind und uns Zugang zu Ihrer Website, Datenbank oder Ihren Backups geben, können wir personenbezogene Daten Ihrer Nutzer, Bestellungen oder E-Mail-Adressen sehen. Wir verarbeiten sie nur auf Ihre Weisung, für den Auftrag und auf Grundlage des Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) (siehe Seite „Auftragsverarbeitungsvertrag“). Sie sind dafür Verantwortlicher und müssen Ihre eigene Datenschutzerklärung entsprechend gestalten.
10.2 Backups können personenbezogene Daten enthalten. Sie werden nur zur Wiederherstellung verwendet, verschlüsselt bei einem Anbieter im EWR gespeichert, für die Dauer des Plans aufbewahrt und danach gelöscht.
10.3 Wir erhalten Zugangsdaten über einen sicheren Kanal, speichern sie verschlüsselt und löschen sie innerhalb von 7 Tagen nach Abschluss. Wir fragen nie im Chat oder per einfacher E-Mail nach Passwörtern.
10.4 Ihre Endnutzer können ihre Rechte bei Ihnen ausüben. Erhalten wir eine Anfrage von ihnen, leiten wir sie an Sie weiter.
11. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf: Auskunft (Art. 15 DSGVO); Berichtigung (Art. 16); Löschung (Art. 17); Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18); Datenübertragbarkeit (Art. 20); Widerspruch gegen Verarbeitung, die auf berechtigtem Interesse beruht (Art. 21); und Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung berührt wird (Art. 7 Abs. 3). Schreiben Sie mit Ihrem Anliegen und ausreichenden Angaben zu Ihrer Identifizierung an contact@itbugsolutions.com. Wir antworten innerhalb eines Monats (bei komplexen Anfragen um zwei Monate verlängerbar). Wir dürfen einen Identitätsnachweis verlangen. Die Ausübung Ihrer Rechte ist kostenlos, es sei denn, die Anfrage ist offenkundig unbegründet oder exzessiv.
12. Beschwerden
Sie können sich jederzeit bei uns beschweren (contact@itbugsolutions.com). Sie haben außerdem das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde: in Bulgarien bei der Kommission für den Schutz personenbezogener Daten (CPDP, Комисия за защита на личните данни, www.cpdp.bg) oder bei der Behörde in Ihrem Aufenthalts- oder Arbeitsland bzw. am Ort des mutmaßlichen Verstoßes (zum Beispiel in Deutschland die für Sie zuständige Landesdatenschutzbehörde oder der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, in Österreich die Datenschutzbehörde, in der Schweiz der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte).
13. Kinder
Unsere Leistungen richten sich an Unternehmen und Berufstätige und nicht an Personen unter 16 Jahren. Wir erheben nicht wissentlich Daten von Kindern. Meinen Sie, dass dies geschehen ist, schreiben Sie uns eine E-Mail.
14. Änderungen
Wir dürfen diese Erklärung aktualisieren. Version und Datum stehen oben. Bei wichtigen Änderungen weisen wir auf der Website darauf hin.